1. Quan sát thông tin

Giao diện chính của chức năng Quản lý thời gian biểu theo tiết học có dạng tương tự hình dưới đây:

Màn hình chính của lệnh là một thời gian biểu các công việc trong một tuần lễ, bao gồm các ngày từ thứ 2 đến chủ nhật.

Tại mỗi cột thứ của tuần lễ, chúng ta sẽ nhìn thấy các thông tin được sắp xếp trong các cột này. Ví dụ như hình sau:

Trên màn hình chính chúng ta sẽ nhìn thấy một lịch làm việc tuần với các ngày từ thứ hai đến chủ nhật, đó là Tuần làm việc hiện thời. Trong mỗi ngày lịch làm việc sẽ chia ra các tiết học từ sáng đến chiều, mỗi buổi 5 tiết. Cột bên trái ghi rõ các tiết học và thời gian của từng tiết học đó.

Tại mỗi ô tiết học sẽ hiển thị các thông tin, sự kiện xảy ra hoặc có liên quan đến tiết học này. Mỗi sự kiện được ghi trên 1 dòng. Màu sắc của sự kiện thể hiện tính quan trọng của sự kiện đó. Vi không gian của ô này nhỏ nên sẽ không thể hiện tất cả các thông tin. Góc phải trên của ô có ghi một số chính là số các thông tin hiện có trong ô thời khóa biểu này.

Trong khung cửa sổ trên, chúng ta có thể thực hiện nhiều thao tác với các sự kiện như tạo mới, xóa, sửa. Các thao tác này sẽ trình bày trong các phần sau của bài viết này.

Để xem chi tiết hơn một sự kiện trong danh sách hãy nháy đúng chuột lên dòng chứa sự kiện đó. Xuất hiện cửa sổ thể hiện chi tiết 1 thông tin bao gồm nội dung thông tin và các thông tin có liên quan khác.

Chúng ta sẽ nhìn thấy một cửa sổ ghi rõ hơn và chi tiết hơn thông tin sự kiện này. Đặc biệt là các thông tin có liên quan như môn học, lớp học và giáo viên. Nháy chuột lên các liên kết lớp hoặc giáo viên sẽ nhìn thấy thời khóa biểu tương ứng của các lớp hoặc giáo viên này.

Trên màn hình chúng ta sẽ nhìn thấy nhiều cửa sổ thông tin chồng lên nhau như hình dưới đây.

Phía dưới màn hình sẽ nhìn thấy 1 cửa sổ nhỏ có tên Thông tin chung. Đó chính là các thông tin chung của nhà trường trong tuần hiện thời. Các thông tin này không phụ thuộc hay liên quan đến 1 ngày làm việc cụ thể của nhà trường.

Mặc định trên màn hình sẽ hiện Tuần hiện thời. Tuy nhiên có thể chuyển nhanh xem các tuần khác của năm học. Để thực hiện công việc này nháy chuột lên các nút điều khiển chuyển tuần tại góc phải trên của màn hình.

2. Đồng bộ thời gian hệ thống

Chính giữa màn hình trong khung điều khiển View chúng ta sẽ nhìn thấy 1 Đồng hồ hệ thống. Đồng hồ này luôn chỉ thời gian hiện thời của hệ thống máy tính.

Tại góc trái trên của màn hình sẽ hiện thông tin chi tiết của thời gian hệ thống, trong đó có thông tin về tiết học hiện thời nếu còn đang trong thời gian làm việc trong ngày của nhà trường.

Trong khi quan sát và theo rõi các thông tin tại các tuần lễ khác nhau của nhà trường, nháy chuột lên Đồng hồ hệ thống sẽ tự động quay trở lại Tuần và Tiết học hiện thời.

3. Quan sát và đồng bộ với thời khóa biểu lớp và giáo viên

Trên màn hình quản lý thông tin theo tiết học, người sử dụng vẫn có thể đồng thời quan sát thời khóa biểu của các lớp và giáo viên trong nhà trường.

Nháy vào các nút lệnh:

để hiện các thời khóa biểu lớp, giáo viên trên màn hình.

Chú ý rằng sau khi hiện các thời khóa biểu này, người sử dụng vẫn có thể làm việc bình thường trên giao diện chính của màn hình quản lý thông tin các ngày trong tuần như bình thường. Các thời khóa biểu lớp, giáo viên mặc dù hiện trên màn hình nhưng hoạt động như một background (phía dưới) của cửa sổ hiện thời. Tính năng này sẽ giúp người quản lý vừa theo rõi, nhập thông tin quản lý vừa quan sát thời khóa biểu, lịch học, dạy của các lớp và giáo viên trong nhà trường.

Hình ảnh trên thể hiện hai thời khóa biểu lớp, giáo viên hoạt động như một background. Có thể xem bất kỳ lớp hoặc giáo viên nào. Các tiết học được thể hiện cùng với màu sắc của các môn học. Nháy nút Kết thúc để đóng các cửa sổ này.

4. Khởi tạo thông tin, sự kiện của tiết học trong tuần

Việc khởi tạo điều chỉnh các thông tin sự kiện liên quan đến các tiết học trong các ngày của tuần được thực hiện rất đơn giản.

Nháy chuột phải lên 1 ô tiết học bất kỳ trong khung chúng ta sẽ nhìn thấy ngay 1 bảng chọn như sau:

Các lệnh có trên bảng chọn này bao gồm:

Cửa sổ tạo thông tin mới có dạng như sau:

Các thông tin liên quan được nhập tại vị trí cuối cùng của cửa sổ nhập liệu này.

Muốn nhập thông tin liên quan cụ thể thực hiện như sau:

- Chọn kiểu thông tin từ DS môn, DS lớp hoặc DS giáo viên.

- Nháy chuột tại các danh sách bên trái, chọn thông tin và nháy nút Thêm. Có thể làm như vậy nhiều lần để nạp thêm các thông tin liên quan.

Nhập xong nháy nút Cập nhật.

Để có thể thực hiện các lệnh với riêng từng thông tin trên ô thời khóa biểu, cần nháy đúp chuột lên ô để làm xuất hiện khung chứa các thông tin chi tiết của ô này.

Sau đó muốn điểu chỉnh, sửa thông tin này thì nháy chuột phải lên dòng chứa thông tin đó, sẽ xuất hiện một bảng chọn thể hiện như hình dưới đây:

Các lệnh có ý nghĩa như sau:

5. Gửi thông tin, sự kiện đã nhập đến các giáo viên có liên quan

Một trong các tính năng quan trọng và hữu ích nhất của phần mềm là bất cứ lúc nào, người quản lý phần mềm cũng có thể gửi nhanh các thông tin, sự kiện đến các giáo viên trong nhà trường. Phần mềm cho phép gửi theo 1 trong 2 cách sau:

- Gửi qua hệ thống email.

- Gửi qua điện thoại di động dưới dạng tin nhắn.

Thông tin về email và số điện thoại di động của giáo viên cần được nhập trước vào phần mềm từ lệnh:

Quản lý ---> Nhập thông tin giáo viên.

Sau đây là mô tả 2 thao tác liên quan đến việc gửi các thông tin, sự kiện của các ô tiết học đến các GV trong nhà trường.

1. Gửi một thông tin, sự kiện đến GV.

Trong cửa sổ hiện chi tiết các thông tin của một tiết học, nháy chuột phải lên dòng thông tin muốn gứi thông tin, xuất hiện 1 bảng chọn như hình dưới đây.

Nháy chọn chức năng Gủi thông tin hiện thời cho GV.

Giao diện gửi thông tin cho GV có dạng như hình sau:

- Tại ô Thông tin cần gửi có thể điền thêm tùy ý theo ý muốn.

- Tại vị trí Gửi đến chọn kiểu gửi thông tin cho GV: toàn bộ GV, từng nhóm hay từng giáo viên. Chọn GV trong danh sách bên trái cửa sổ này.

- Chọn kiểu, hình thức gửi: qua email, tin nhắn hay cả hai.

- Sau khi chọn xong nháy nút Thực hiện.

2. Gửi toàn bộ các thông tin của một tiết học cho GV

Trong cửa sổ chức năng chính, nháy chuột phải lên ô thời khóa biểu tương ứng, xuất hiện bảng chọn như hình dưới đây.

Nháy chuột chọn Gửi toàn bộ thông tin cho GV để thực hiện lệnh này.

Giao diện gửi thông tin tương tự như đã mô tả ở trên, chỉ khác biệt là tại vị trí Thông tin cần gửi đã hiện toàn bộ các thông tin của ô thời khóa biểu hiện thời.

Chú ý:

- Nếu gửi cho nhiều người thì phải đợi 1 lúc để tất cả các công việc được hoàn thiện.

- Nếu chưa chắc chắn về việc kết nối thiết bị gửi tin nhắn thì nháy nút Cài đặt để vào cửa sổ kiểm tra lại việc kết nối thiết bị này.

6. Nhập, sửa thông tin chung Tuần của nhà trường

Để nhập, sửa thông tin chung trong tuần của nhà trường (hiệnphía dưới màn hình) cần nháy đúp chuột tại vị trí này.

Xuất hiện màn hình sau chp phép nhập, sửa thông tin chung trong tuần.

Nhập xong nháy nút Kết thúc.

7. Sửa và gửi thông tin chung tuần đến các giáo viên theo yêu cầu

Để thực hiện việc gửi thông tin chung Tuần đến các giáo viên (và các chức năng khác) thực hiện nháy chuột phải lên vị trí thông tin chung Tuần này. Xuất hiện bảng chọn như hình dưới đây:

Các chức năng có thể thực hiện:

1. Tạo thông tin mới.

Tạo thêm các dòng thông tin mới và bổ sung vào cuối của thông tin Tuấn đã có.

2. Sửa thông tin.

Sửa toàn bộ thông tin Tuần hiện có. Chức năng này tương tự chức năng đã nêu trong mục 7.

3. Xóa thông tin.

Xóa toàn bộ thông tin chung Tuần.

4. Gửi thông tin hiện thời cho GV.

Gửi toàn bộ thông tin Tuần đến các GV trong nhà trường.

8. In ấn kế hoạch và lịch làm việc tuần

Để in bảng thông tin kế hoạch làm việc Tuần theo chức năng này cần nháy nút trên thanh công cụ chính của lệnh.

Xuất hiện màn hình Preview (xem trước) kế hoạch Tuần như sau:

Để in kế hoạch này ra nháy nút Print.

9. Gửi thông tin tổng quát đến các giáo viên trong nhà trường

Nút trên thanh công cụ dùng để gửi nhanh thông tin hiện thời đến các GV trong nhà trường (nếu thông tin này đang được chọn) hoặc dùng để gửi 1 thông tin bất kỳ đến các GV.

Giao diện gửi thông tin tương tự như đã trình bày trong các phần trên.

10. Cài đặt chế độ bật chuông reo khi vào tiết, hết tiết trong ngày làm việc

Chế dộ bật, tắt chuông reo của chức năng này được cài đặt bởi nút trên thanh công cụ. Nhìn vào nút này là biết ngay trạng thái đặt chuông hay không.

Nếu hình biểu tượng có dạng , đó là chế độ đặt chuông reo.

Chế độ không đặt chuông, biểu tượng sẽ có dạng:

Trong chế độ chuông reo, mỗi khi hết vào tiết mới hoặc hết tiết cũ, phần mềm sẽ bật âm thanh chuông reo và tại góc trái dưới của máy tính xuất hiện thông báo dạng.

Thông báo này ghi rõ ý nghĩa của tiếng chuông đang reo là gì.

Để xem và cài đặt lại thời gian học trong ngày cần thực hiện lệnh:

Hệ thống ---> Thông tin thời gian hệ thống.

Cửa sổ như hình sau xuất hiện cho phép xem và cài đặt lại thời gian hệ thống.

Thời gian hệ thống bao gồm 2 nhóm thông tin.

- Nhóm thông tin năm học.

- Nhóm thông tin thời gian các tiết học trong ngày.

Bùi Việt Hà, Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường

School@net