Bài viết này sẽ điểm lại các chức năng chính, những điểm mạnh khác biệt của phần mềm này, những điểm mới mà lần đầu tiên có trong một phần mềm quản lý các hoạt động giáo dục trong một nhà trường để khẳng định rằng phần mềm này nên có trong tất cả các nhà trường phổ thông của Việt Nam.

1. Trước tiên và trước nhất, phần mềm TKB Management Viewer được thiết kế dành cho Hiệu trưởng nhà trường sử dụng như một công cụ quản lý tổng thể các sự kiện, thông tin diễn ra trong nhà trường.

Vào trong bất kỳ một phòng làm việc của Hiệu trưởng chúng ta đều thấy một bảng lớn liệt kê công việc hàng ngày và hàng tuần được treo chính giữa phòng và là nơi để người quản lý nhà trường có thể quan sát chung toàn bộ công việc của nhà trường trên một bảng đó.

Phần mềm TKB Management Viewer được thiết kế chính là để thay thế chiếc bảng đó trong phòng Hiệu trưởng.

Giờ đây, thay thế chiếc bảng, hiệu trưởng nhà trường sẽ có những màn hình máy tính để quan sát và theo rõi các hoạt động đang xảy ra trong nhà trường. Một trong các màn hình đó như hình dưới đây.

Với sự trợ giúp của máy tính và các công cụ CNTT khác, giờ đây, các hiệu trưởng sẽ có một phần mềm với đầy đủ các chức năng quan sát và quản lý tổng thể các sự kiện xảy ra trong nhà trường thay thế cho việc quản lý bằng tay và bảng trước đây.

2. Phần mềm cho phép quản lý một cách đầy đủ nhất tất cả các loại thông tin diễn ra hàng ngày trong nhà trường.

Các thông tin được quản lý trong phần mềm TKB Management Viewer bao gồm:

- Thông tin chung toàn trường theo tuần.

- Thông tin chung toàn trường theo từng ngày trong tuần.

- Thông tin chung toàn trường theo từng tiết học trong ngày.

- Thông tin, sự kiện liên quan đến hoạt động của giáo viên vá lớp học trong nhà trường.

Tất cả các thông tin này đểu có thể xem, sửa, xóa, nhập mới dễ dàng trên màn hình.

Dưới đây là màn hình cho phép xem chi tiết một thông tin trong màn hình quan sát lịch làm việc của ngày trong tuần (Time line View).

Từ một thông tin cụ thể, chúng ta có thể quan sát các thông tin liên quan như thời khóa biểu của các lớp và giáo viên tương ứng.

Dưới đây là giao diện một màn hình nhập trực tiếp thông tin, sự kiện cần quản lý trong phần mềm. Chúng ta thấy ngoài nội dung thông tin chính còn có rất nhiều các thông tin liên quan khác được nhập trong cửa sổ này, đặc biệt là các thông tin liên quan đến các môn học, lớp học và giáo viên cụ thể.

Giao diện nhập một thông tin, sự kiện của phần mềm.

3. Có nhiều cửa sổ quan sát các thông tin cần quản lý trong nhà trường.

Một điểm đặc biệt và thú vị nữa của phần mềm Quản lý thời khóa biểu là cho phép nhiều cửa sổ quan sát các sự kiện, thông tin cần quản lý.

Hình ảnh dưới đây là một cửa sổ quan sát như vậy.

Mỗi cửa sổ có chức năng thể hiện một loại hay một số loại thông tin khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý hiệu trưởng có thể sử dụng bất cứ màn hình quản lý thông tin nào mà mình mong muốn.

Trong phần mềm TKB Management Viewer có 4 màn hình quản lý thông tin sau đây:

1. Cửa sổ Thời gian biểu tuần (Time line View).

Quan sát các thông tin, sự kiện chung theo ngày trong từng tuần. Có thể xem các thông tin chung toàn trường theo từng tuần.

2. Cửa sổ Thời gian biểu tiết học (TimeTable View).

Quan sát các thông tin, sự kiện chung theo từng tiết học trong ngày và trong từng tuần. Có thể xem các thông tin chung toàn trường theo từng tuần.

3. Cửa sổ quan sát lớp học (Class View).

Quan sát các lớp học theo từng tiết học hoặc theo thời khóa biểu trong ngày. Cửa sổ này cho phép quan sát và quản lý các thông tin liên quan đến các lớp học đến từng tiết học trên lớp. Cửa sổ thông tin này luôn đồng bộ với thời khóa biểu lớp học và thời gian hiện thời của hệ thống. Đây là một trong 2 chức năng quan trọng nhất của phần mềm.

4. Cửa sổ quan sát giáo viên (Teacher View).

Quan sát các hoạt động của giáo viên theo từng tiết học hoặc theo thời khóa biểu trong ngày. Cửa sổ này cho phép quan sát và quản lý các thông tin liên quan đến các tiết dậy của giáo viên, các thông tin chi tiết của tiết học này và nhiều thông tin có liên quan khác. Cửa sổ thông tin này luôn đồng bộ với thời khóa biểu giáo viên, lớp học và thời gian hiện thời của hệ thống. Đây là chức năng quan trọng nhất của phần mềm.

4. Việc quan sát thông tin, sự kiện của phần mềm được tích hợp chặt chẽ với thời khóa biểu và thời gian hệ thống hiện thời của thực tế.

Đây là một trong những tính năng đặc biệt nhất của phần mềm. Sự tích hợp này được thể hiện theo nhiều cách khác nhau, sau đây là một vài ví dụ:

- Trên màn hình quản lý lịch làm việc của giáo viên như hình dưới đây, tại một thời điểm của thời gian hệ thống, phần mềm sẽ luôn thể hiện chính xác tiết học hiện thời trên màn hình.

Trong cửa sổ trên, thời gian hệ thống là 16h10, lúc đó đang là tiết 5, trên màn hình các giáo viên nào đang có giờ dạy, dạy môn gì, lớp nào sẽ hiện rõ trên các ô của màn hình. Theo thời gian, các thông tin này sẽ tự động thay đổi và đồng bộ với thời gian, điều này giúp cho hiệu trưởng luôn quan sát chính xác được thông tin và lịch làm việc hiện thời của các giáo viên trong nhà trường.

Trong cửa sổ dưới đây, trên màn hình còn xuất hiện thêm 2 khung thời khóa biểu lớp và giáo viên của nhà trường. Hai khung này luôn đồng bộ với thông tin của ô dữ liệu đang đánh dấu trên màn hình.

Trong cửa sổ trên, ô đánh dấu hiện thời là GV Lâm Thùy Dương đang dạy lớp 6A, trên hai khung thời khóa biểu lớp và GV chúng ta thấy rõ thời khóa lớp 6A và thời khóa biểu của GV Lâm Thùy Dương hiện rõ trên màn hình. Người điều khiển phần mềm sẽ có đủ thông tin để ra các quyết định chính xác.

Trong cửa sổ quản lý thời gian biểu tuần như hình dưới đây chúng ta vẫn luôn thấy thông tin thời gian hệ thống hiện thời hiện tại góc trái trên của cửa sổ này.

Thông tin thời gian hệ thống đó luôn đồng bộ với thời gian thực tại nhà trường.

Trong hình trên, thời gian hệ thống là 15:02:51, thời gian này đang là Tiết 3 của buổi học của trường và phần mềm luôn cập nhật đồng bộ thông tin này trên màn hình.

Đồng hộ hệ thống chỉ thời gian thực và chạy đều trên màn hình.

5. Phần mềm có chức năng tự động bật chuông reo mỗi khi hết tiết, vào tiết.

Một tính năng rất đặc biệt nữa của phần mềm là khả năng tự động đánh chuông reo mỗi khi vào tiết, hết tiết.

Tính năng này sẽ giúp phần mềm TKB Management Viewer có tác dụng như chiếc trống trường, tự động đánh chuông theo đúng thời gian các tiết học.

Vào đúng thời điểm hết tiết hoặc vào tiết chúng ta sẽ nghe tiếng chuông reo và tại góc dưới màn hình hiện thông báo tương tự như hình sau.

Chú ý rằng tiếng chuông reo hoàn toàn có thể tự định nghĩa bằng các tệp âm thanh do người dùng tự tìm kiếm, phù hợp với sở thích của mỗi người.

6. Dễ dàng gửi mọi thông tin từ phần mềm hoặc trực tiếp từ người sử dụng phần mềm đến tất cả các giáo viên trong nhà trường thông qua email hoặc tin nhắn.

Một đặc tính rất đặc biệt của phần mềm là tất cả các thông tin mà phần mềm quản lý đều có thể dễ dàng chuyển nhanh đến từng giáo viên trong nhà trường thông qua hệ thống email hay tin nhắn điện thoại.

Phần mềm hỗ trợ các chức năng đó như sau:

- Trong tất cả các màn hình quản lý thông tin, tất cả các thông tin, sự kiện đều dễ dàng chuyển nhanh đến các GV thông qua email và điện thoại. Để thực hiện công việc này, người điều khiển phần mềm chỉ cần nháy chuột phải lên dòng chứa thông tin hiện thời và chọn chức năng “Gửi thông tin hiện thời cho GV”.

Popup menu sau sẽ xuất hiện cho phép chọn trực tiếp các chức năng gửi thông tin cho giáo viên.

- Gửi thông tin thời khóa biểu hiện thời đến từng GV và học sinh trong nhà trường.

- Trong tất cả các màn hình quản lý, nháy chuột lên nút sẽ bật chức năng gửi thông tin đến từng GV trong nhà trường. Đây là tính năng gửi thông tin tổng quát nhất của phần mềm. Giao diện gửi thông tin tổng quát như hình dưới đây.

Sau khi nhập thông tin cần gửi, chọn các GV cần gửi trong danh sách bên trái, chọn phương tiện gửi (email, tin nhắn), nháy nút Thực hiện.

7. Trong khi quản lý các hoạt động của thời khóa biểu trong nhà trường, hiệu trưởng (ban giám hiệu) vẫn có thể can thiệp trực tiếp thay đổi thông tin thời khóa biểu bất cứ lúc nào.

Trong quá trình làm việc, quản lý thông tin thời khóa biểu trong nhà trường, đôi khi các lãnh đạo, quản lý nhà trường muốn thực hiện một số thay đổi nhỏ thời khóa biểu của nhà trường. Phần mềm TKB Management Viewer đã cài sẵn 1 số chức năng tối thiểu cho phép người dùng được trực tiếp điều chỉnh sửa đổi trực tiếp dữ liệu thời khóa biểu trong nhà trường mà không cần quay lại dùng phần mềm TKB.

Trong phần mềm TKB Management Viewer đã trang bị các chức năng, tiện ích chỉnh sửa dữ liệu thời khóa biểu như sau:

- Cài đặt sẵn 3 màn hình tinh chính dữ liệu chính là Main Loop, Show All và Browse Teacher. Đây là 3 chức năng tinh chỉnh chính và mạnh nhất của phần mềm TKB.

Hình ảnh dưới đây là giao diện chức năng Main Loop, một trong những màn hình quan sát và tinh chỉnh dữ liệu thời khóa biểu quan trọng nhất của phần mềm TKB, nay được cài đặt trong phần mềm TKB Management Viewer.

- Chức năng các tiện ích trên bảng PCGD. Đây là tính năng tự động thay đổi và cập nhât lại thời khóa biểu mỗi khi có sự thay đổi phân công chuyên môn trong nhà trường.

- Chức năng thay đổi thời khóa biểu của 2 buổi trong tuần: chuyển đổi thời khóa biểu của 2 buổi trong tuần trên tất cả các lớp của nhà trường.

8. Tất cả các chức năng kết xuất dữ liệu liên quan đến thời khóa biểu đều có và giữ lại trong phần mềm TKB Management Viewer

Tất cả các chức năng kết xuất dữ liệu thời khóa biểu của phần mềm TKB đều được giữ lại trong phần mềm TKB Management Viewer, như sau:

- Chức năng tính tải dạy thời khóa biểu.

- Tất cả các chức năng in ấn thời khóa biểu.

- Chức năng chuyển dữ liệu thời khóa biểu ra dạng Excel.

- Chức năng chuyển dữ liệu thời khóa biểu lên mạng dưới dạng HTML.

- Chức năng chuyển dữ liệu thời khóa biểu ra Net file dùng để liên kết với dữ liệu của phần mềm School Viewer.

9. Phần mềm TKB Management Viewer thích hợp nhất cho Hiệu trưởng quản lý toàn bộ hoạt động và công việc hàng ngày trong nhà trường

Tổng kết lại chúng ta đã thấy rõ TKB Management Viewer được thiết kế dùng để theo rõi, quản lý các thông tin sự kiện xảy ra trong nhà trường và rất thích hợp cho Hiệu trưởng nhà trường.

Từ nay hiệu trưởng các nhà trường sẽ có thêm 1 công cụ mới dùng để quản lý thời khóa biểu làm việc trực tiếp trong nhà trường.

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, lại tích hợp chặt chẽ với thời gian hệ thống sẽ là nơi làm việc lý tưởng cho các hiệu trưởng và ban giám hiệu nhà trường.

Giao diện thời gian biểu Tuần, có thể nhập và xử lý từng thông tin một cách nhanh chóng trên màn hình.

Giao diện quản lý thông tin tiết học trong tuần cũng rất dễ hiểu, đơn giản, dễ sử dụng.

10. Phần mềm TKB Management Viewer sẽ còn tiếp tục phát triển nhiều nữa trong tương lai

Đây là phiên bản đầu tiên của phần mềm Quản lý Thời khóa biểu. Phiên bản này tương thích với phiên bản TKB 9.0.

Trong tương lai phần mềm này sẽ còn được phát triển nhiều nữa, phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng thực tế của các nhà trường. Bùi Việt Hà, Công ty Công nghệ Tin học Nhà trường

School@net