QUY TRÌNH 6 BƯỚC XẾP THỜI KHOÁ BIỂU

Chuẩn bị dữ liệu Thời khóa biểu

Dữ liệu gốc Thời khóa biểu bao gồm:

Mẫu 1A: Danh sách Giáo viên

Mẫu 1B: Danh sách nhóm Giáo viên

Mẫu 2A: Danh sách Lớp

Mẫu 2B: Danh sách khối lớp

Mẫu 3: Danh sách Môn học

Mẫu 4: Ràng buộc tính chất các môn học

Mẫu 5: Bảng Phân công Giảng dạy

Mẫu 6A: Yêu cầu Giáo viên

Mẫu 6B: Yêu cầu nhóm giáo viên

Mẫu 1A: Danh sách Giáo viên

Mỗi giáo viên trong Nhà trường được đăng ký một Tên đầy đủ và một Mã giáo viên (hay Tên ngắn theo TKB 3.X). Tên đầy đủ là Họ và Tên đệm của giáo viên này. Trong một trường có thể có hai hay nhiều giáo viên có Tên đầy đủ giống nhau. Mã giáo viên dùng để phân biệt các giáo viên trong Nhà trường. Không có hai giáo viên nào có chung Mã giáo viên.

Ví dụ một danh sách giáo viên như sau:

Tên đầy đủ không dài quá 27 ký tự

Mã Giáo viên không quá 9 chữ. Trên màn hình máy tính, tuỳ theo các tình huống cụ thể, tên giáo viên có thể được ghi là Tên đầy đủ hay Mã.

Chỉ nên nhập những giáo viên được trực tiếp phân công giảng dạy, những giáo viên không trực tiếp giảng dạy nếu được nhập vào sẽ không có ý nghĩa trong quá trình xếp thời khoá biểu.

Chú ý:

1. Tên đầy đủ của giáo viên chính là tên thật (trong khai sinh) của các giáo viên này. Mã giáo viên chỉ dùng để làm việc trong khi xếp Thời khóa biểu.

2. Mã Giáo viên được dùng chung cho các phần mềm TKB và School Viewer để phân biệt các giáo viên trong phạm vi một Nhà trường.

Về đầu trang

Mẫu 1B: Danh sách nhóm Giáo viên

Nhóm giáo viên bao gồm các Giáo viên có ít nhất một thuộc tính riêng, chẳng hạn Nhóm Tự nhiên, Nhóm Xã hội,... Một giáo viên có thể cùng thuộc nhiều nhóm giáo viên.

Tên nhóm giáo viên: là tên các tổ bộ môn trong trường, các nhóm giáo viên cũng có thể do người xếp thời khoá biểu tự định nghĩa để sao cho thuận lợi trong thao tác nhập phân công giảng dạy và gán ràng buộc.

Thành viên nhóm: là những giáo viên thuộc nhóm giáo viên này.

Chú ý:

Trong phiên bản TKB 4.8, nhóm giáo viên đã được đưa vào sử dụng. Nhóm giáo viên đã thực sự đóng vai trò quan trọng, ví dụ như khi bạn cần nhập PCGD theo khối lớp và nhóm giáo viên hoặc khi nhập yêu cầu ràng buộc cho các giáo viên trong cùng một nhóm.

Nhóm Giáo viên trong TKB 4.8 được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Nhập bảng PCGD. Các giáo viên trong cùng một nhóm, tổ chuyên môn được thể hiện trên màn hình nhập bảng PCGD (và chỉ có các giáo viên này hiện mà thôi). Chức năng này thuận tiện cho việc nhập và kiểm tra trực tiếp phân công giảng dạy trong nhà trường.

- Gán ràng buộc giáo viên. Các giáo viên trong cùng một nhóm có cùng tính chất có thể được gán ràng buộc chung cho nhóm. Việc gán ràng buộc cho nhóm sẽ giảm nhẹ rất nhiều công việc nhập ràng buộc của từng giáo viên như trong các phiên bản trước của TKB. Ví dụ ta có thể tạo ra một nhóm các giáo viên có nhà ở xa để cùng gán cho các giáo viên này thuộc tính không dạy tiết 1 buổi sáng.

Như vậy nhóm Giáo viên được tạo ra theo tổ chuyên môn giảng dạy hoặc theo cùng tính chất ràng buộc giáo viên.

Về đầu trang

Mẫu 2A: Danh sách Lớp

Mỗi lớp chỉ có một Tên lớp duy nhất trong nhà trường. Trong trường không thể có hai lớp trùng tên nhau (trong một buổi học).

Ví dụ một danh sách lớp:

Tên lớp: Độ dài mỗi tên lớp không quá 5 ký tự.

S: Lớp học sáng, C: Lớp học chiều

S/C: Lớp học cả hai buổi sáng và chiều (học cả ngày)

Địa điểm: Vị trí thực tế của lớp học tại các địa điểm khác nhau của nhà trường.

1 - 15 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm

2 - 30 Hàng Bột, quận Đống Đa

Phần mềm TKB cho phép nhập và xử lý tối đa trong một trường là 10 địa điểm

Chú ý:

- Trong phiên bản TKB 4.8, chúng tôi đưa vào một số thuộc tính riêng của lớp học như số lượng học sinh, số học sinh nam, nữ. Tuy nhiên các thông số này không đóng vai trò thực tế khi thiết lập thời khóa biểu, do đó chúng không được đưa vào mẫu dữ liệu Thời khóa biểu.

- Tên lớp không bắt buộc phải bắt đầu bằng các số chỉ khối của lớp này. Tuy nhiên chúng tôi đề nghị nên dùng hệ thống ký hiệu tên lớp bắt đầu bằng số cho thống nhất, ví dụ 12A, 10C1, 8A12.

Về đầu trang

Mẫu 2B: Danh sách Khối lớp

Khối lớp bao gồm các lớp có cùng một thuộc tính riêng, ví dụ: Khối Anh ngữ, Khối 10, Khối học nghề,...

Tên khối lớp: là tên của các khối lớp trong trường, độ dài của mỗi tên khối lớp không quá 30 ký tự.

Lớp thành viên: Là những lớp thuộc khối lớp này. Một lớp có thể cùng thuộc nhiều khối lớp.

Phần mềm TKB  phân biệt hai loại khối lớp: các khối lớp hệ thống và các khối lớp tự định nghĩa (các khối lớp do người sử dụng tự định nghĩa). Người xếp thời khoá biểu có thể tự định nghĩa các khối lớp cho phù hợp với đặc điểm từng trường. Bảng 2B chỉ bao gồm các khối lớp tự định nghĩa. Các khối hệ thống là khối lớp được khởi tạo bởi hệ thống và không cho phép người dùng xóa.

Các khối sau đây là khối lớp hệ thống:

- Toàn trường

- Khối Sáng

- Khối Chiều

- Các khối lớp từ 1 đến 12

Chú ý: Việc nhập khối lớp là một công việc rất quan trọng, đặc biệt là với chức năng nhập phân công giảng dạy mới của phiên bản TKB 4.8, bạn không thể nhập được phân công giảng dạy nếu không nhập khối lớp. Với các lớp có tên lớp bắt đầu từ 1® 12 (ví dụ 1A, 7B, 12D) chương trình sẽ tự động nhập lớp vào khối lớp hệ thống tương ứng.

Về đầu trang

Mẫu 3: Danh sách Môn học

Mỗi môn học trong nhà trường được đăng ký bởi Tên môn (tên đầy đủ) và Mã môn.

Sau đây là ví dụ của một danh sách môn học:

Tên đầy đủ của môn học có độ dài không quá 10 ký tự.

Mã môn học phải viết hoa và không quá 4 ký tự. Ví dụ với môn Toán học có thể có Mã môn là TOAN. Mã môn học nên viết thành tiếng Việt không dấu.

Chú ý: Theo chúng tôi, Mã của môn học nên dùng các chữ cái in hoa để dễ phân biệt trên Thời khóa biểu. Theo chúng tôi các trường nên sử dụng hệ thống mã môn học truyền thống vẫn ghi trên số điểm lớp như TOAN, LY, HOA, VAN, SU, DIA.

Môn tự nhiên xã hội: Lựa chọn cho môn học đó là môn tự nhiên hay môn xã hội

Môn chính: Lựa chọn cho môn học đó là môn chính hay môn phụ.

Số phòng học chỉ ra các hạn chế cho số lớp học đồng thời môn học này tại một thời điểm của Thời khóa biểu. Ví dụ theo bảng trên, tại một tiết bất kỳ trong tuần chỉ có tối đa là 10 lớp được học môn Ngoại ngữ. Mặc định số phòng học của môn học bất kỳ là 300.

Chú ý:

- Danh sách môn học sẽ hầu như được khởi tạo ngay trong quá trình tạo dữ liệu Thời khóa biểu và không phải nhập vào một cách đơn điệu.

- Hệ thống Mã môn học, tên lớp, mã giáo viên dùng trong nhà trường nên thống nhất dùng chung với phần mềm TKB và School Viewer.

Về đầu trang

Mẫu 4: Tính chất các môn học

Tính chất môn học là những ràng buộc sư phạm của môn học. Các ràng buộc này có phạm vi ứng dụng cho toàn trường trong một ca học. Ngoài ra trong phiên bản 4.8 đã mở rộng cho phép nhập ràng buộc môn học cho những lớp học hai ca. Các tính chất sư phạm của môn học có trong phiên bản TKB 4.8 bao gồm:

áp dụng cho lớp học một ca:

1 - Có 1 cặp tiết xếp liền: điều kiện này chỉ ra rằng môn này bắt buộc phải có ít nhất một cặp tiết xếp liền trong tuần. Ví dụ các môn văn, toán trong tuần cần có một cặp tiết xếp liền để kiểm tra 2 tiết cho học sinh.

2 - Có 2 cặp tiết xếp liền: Một số môn của các lớp chuyên cần có hai buổi trong tuần có một cặp tiết xếp liền.

3 - Học 1 tiết một ngày: Trong một buổi học không được phép học quá 1 tiết. Hầu hết các môn học đều tuân thủ ràng buộc này.

4 - Không học tiết 5: Môn này không học tiết 5 tại tất cả các buổi học.

5 - Không học tiết 4, 5: Môn này không học các tiết 4, 5 tại tất cả các buổi học.

6 - Không học tiết 1: Môn này không học tiết 1 tại tất cả các buổi học.

7 - Không học tiết 1, 2: Môn này không học các tiết 1, 2 tại tất cả các buổi học.

8 - Học cách ngày: Đối với các môn học cần có thời gian ôn luyện hoặc không thể học trong hai buổi liên tục trong một tuần. Ví dụ các môn học thoả mãn điều kiện này có thể là Ngoại ngữ, Tin học,...

9 - Chỉ học tiết 1: Môn này chỉ học tiết 1 tại cả hai buổi học.

10 - Chỉ học tiết 5: Môn này chỉ học tiết 5 tại cả hai buổi học.

11 - Không học quá 2 tiết một ngày: Tại mỗi buổi không được học quá 2 tiết.

12 - Học cách 2 ngày: Khoảng cách giữa hai tiết học của môn này phải từ hai ngày trở lên.

13 - Chỉ học tiết 1 hoặc 5: Môn này chỉ học vào các tiết 1, 5 của các ngày.

14 - Học vào đầu tuần (2, 3, 4): Môn này chỉ được dạy vào các thứ 2, 3, 4.

15 - Học vào cuối tuần (5, 6, 7): Môn này chỉ được dạy vào các thứ 5, 6, 7.

áp dụng cho lớp học hai ca:

16 - Chỉ học sáng hoặc chiều: Đối với môn học có ràng buộc này thì trong một ngày nếu được dạy buổi sáng thì buổi chiều thôi dạy, còn ngược lại, nếu được dạy chiều thì buổi sáng thôi dạy.

17- Không học liên tục qua trưa: Môn học này không được dậy liên tục qua trưa nghĩa là nếu môn học này đã được dạy vào tiết cuối cùng của buổi sáng thì sẽ không được dậy vào tiết đầu tiên của buổi chiều.

Các tính nhất môn học sẽ được gán cho từng lớp hoặc khối lớp. Cần chú ý cẩn thận khi tạo Bảng tính chất môn học này. Các tính chất môn học phải được gán cho lớp hoặc khối lớp thì chúng mới có tác dụng.

Ví dụ ta có bảng các tính chất môn học sau cho ca học sáng:

Từ tính chất 1 đến tính chất 15: dành cho những lớp học một ca vì vậy nếu bạn muốn gán các tính chất này cho các lớp học hai ca thì bạn cần phải gán hai lần: một cho buổi sáng, một cho buổi chiều.

Tính chất 16 và tính chất 17: chỉ áp dụng cho lớp học hai ca.

Môn học:Là những môn học được áp dụng tính chất môn học của hàng tương ứng.

Toàn trường: Tính chất môn học được áp dụng cho toàn trường.

Khối lớp:Tính chất môn học được áp dụng cho khối lớp.

Các lớp: Tính chất môn học được áp dụng cho từng lớp. 

Chú ý:

- Một thuộc tính môn học có thể được gán cho nhiều lớp hoặc khối lớp, ngược lại một lớp, nhóm lớp có thể được gán nhiều thuộc tính môn học khác nhau. Điều này sẽ dẫn đến việc hai thuộc tính môn học mâu thuẫn lẫn nhau có thể được gán cho cùng một lớp/nhóm lớp. Người dùng cần chú ý điều này khi gán ràng buộc môn học. Lệnh kiểm tra dữ liệu TKB có thể phát hiện ra những lỗi này nhưng không phải là tất cả.

- Khi xếp tự động Thời khóa biểu, chương trình sẽ cố gắng thực hiện đầy đủ tất cả các ràng buộc môn học đã gán cho lớp hoặc nhóm lớp. Do vậy nếu việc gán tính chất môn học không cẩn thận sẽ dẫn đến việc chương trình không thể xếp tự động nhiều cho thời khóa biểu toàn trường.

Về đầu trang

Mẫu 5: Bảng Phân công Giảng dạy

Mẫu 5 qui định phân công giảng dạy các môn học trong Thời khóa biểu của nhà trường. Các mẫu này được thông qua bởi Ban giám hiệu nhà trường, được phổ biến theo tổ chuyên môn hoặc trên qui mô toàn trường. Mẫu này sẽ chỉ ra Giáo viên nào sẽ dạy lớp nào, Môn học nào và dạy bao nhiêu tiết trong một tuần. Bảng PCGD là một trong những bảng dữ liệu phức tạp nhất của bài toán Thời khóa biểu.

Ví dụ ta có bảng Phân công giảng dạy sau: Bảng Phân công Giảng dạy nhóm Toán Lý.

tổ Bộ MÔN: Toán lý

Giáo viên: Ghi tên các giáo viên được phân công giảng dạy

Chủ nhiệm: Ghi tên các lớp giáo viên chủ nhiệm. Nếu như giáo viên không chủ nhiệm lớp nào thì ô này sẽ được bỏ trống

Môn Toán, lý...: Mỗi cột là một môn học. Những lớp được phân công học môn trong cột tương ứng.

Chú ý:

Thời lượng giảng dạy thông thường đã được qui định là số tiết chuẩn của Bộ. Nếu có những thay đổi đặc biệt về số tiết của một lớp trong khối, sẽ được ghi chú ngay bên cạnh lớp đó. Ví dụ trong mẫu 5, số tiết chuẩn môn Toán của Khối 10 là 5, nhưng riêng lớp 10A được phân công giảng dạy 6 tiết Toán trong một tuần.

Về đầu trang

Mẫu 6A: Yêu cầu giáo viên

Tên  giáo viên: Nguyễn Hồng Minh

Yêu cầu chung:

Buổi sáng:

Buổi chiều:

Thông tin khác:

Không dạy ở địa điểm 2, buổi sáng yêu cầu được xếp thời khoá biểu bắt đầu từ tiết 1vì phải đưa con đi nhà trẻ

Yêu cầu giáo viên là những ràng buộc sư phạm của giáo viên. Mẫu này được thông qua từng giáo viên giáo viên trong trường, mẫu này cho biết các yêu cầu ràng buộc của giáo viên trong một tuần. Ví dụ ta có bảng yêu cầu giáo viên như trên.

Tên giáo viên: Họ và tên đầy đủ.

Yêu cầu chung:

- Số tiết dạy lớn nhất trong buổi: Số tiết lớn nhất mà giáo viên có khả yêu cầu trong một buổi học. Số này nằm trong khoảng [1® 5]

- Số tiết dạy lớn nhất trong ngày: Số tiết lớn nhất mà giáo viên có yêu cầu dạy trong một ngày, cụ thể là tổng của số tiết dạy lớn nhất trong buổi (sáng + chiều). Số này nằm trong khoảng [1® 10]

- Thời gian chờ dạy lớn nhất: Số tiết trống tối đa mà giáo viên có yêu cầu chờ dạy giữa hai tiết dạy trong một buổi. Số này nằm trong khoảng [0® 3]

- Tổng thời gian chờ dạy trong tuần: Tổng tối đa tất cả các số tiết  mà giáo viên có yêu cầu chờ dạy trong một tuần. Số này nằm trong khoảng [0® 18]

- Số ngày nghỉ trong tuần: Số ngày tối thiểu giáo viên được nghỉ trong tuần. Lưu ý: nếu giáo viên yêu cầu mục này thì sẽ không được yêu cầu mục dưới (Số buổi nghỉ và chỉ dạy vào các ngày)

Buổi sáng:

Nhập ràng buộc theo tiết của giáo viên (trong buổi sáng): Bận, Họp, Nghỉ, Hạn chế.

Chú ý: Yêu cầu Họp là yêu cầu tuyệt đối, chắc chắn giáo viên sẽ không bị xếp thời khoá biểu vào tiết đã có yêu cầu họp. Đối với yêu cầu Bận, Nghỉ, Hạn chế giáo viên vẫn có thể phải xếp thời khoá biểu vào những tiết này.

- Dạy từ tiết ...tới ... : Yêu cầu hạn chế tiết dạy trong buổi sáng.

- Số buổi nghỉ....:Yêu cầu tối thiểu số buổi giáo viên được nghỉ buổi sáng trong tuần. Mục này được chọn nếu bạn không yêu cầu Số ngày nghỉ lớn nhất trong ngày.

- Chỉ dạy vào các ngày: Những ngày mà giáo viên muốn được nghỉ trong buổi sáng. Lưu ý giáo viên chỉ được chọn mục này nếu không chọn mục Số ngày nghỉ trong tuần và mục Số buổi nghỉ.

Buổi chiều: Tương tự như nhập thông tin buổi sáng.

Yêu cầu khác: Những yêu cầu khác ngoài những yêu cầu trên hoặc ghi những lý do mà bạn yêu cầu ở trên. Tại vị trí này có thể nêu những yêu cầu đặc biệt bằng lời mà không thể lượng hóa được.

Về đầu trang

 Mẫu 6B: Yêu cầu nhóm giáo viên

Tên nhóm giáo viên:   Thể dục

Yêu cầu chung:

Buổi sáng:

Buổi chiều

Yêu cầu nhóm giáo viên là những ràng buộc sư phạm chung của mọi giáo viên trong một nhóm. Mẫu này được thông qua từng nhóm  giáo viên giáo viên trong trường, mẫu này cho biết các yêu cầu ràng buộc của nhóm giáo viên trong một tuần. Các bạn có thể nhận xét ngay rằng mẫu nhập ràng buộc nhóm giáo viên tương tự như mẫu nhập ràng buộc của giáo viên.

Ví dụ ta có bảng yêu cầu nhóm giáo viên như trên.

Yêu cầu chung:

- Số tiết dạy lớn nhất trong buổi: Số tiết lớn nhất mà mỗi giáo viên trong nhóm đều có yêu cầu dạy trong một buổi học. Số này nằm trong khoảng [1® 5]

- Số tiết dạy lớn nhất trong ngày: Số tiết lớn nhất mà mỗi giáo viên trong nhóm đều có yêu cầu dạy trong một ngày, cụ thể là tổng của số tiết dạy lớn nhất trong buổi (sáng + chiều). Số này nằm trong khoảng [1® 10]

- Thời gian chờ dạy lớn nhất: Số tiết trống tối đa mà mỗi giáo viên trong nhóm đều có khả năng chờ dạy giữa hai tiết dạy trong một buổi. Số này nằm trong khoảng [0® 3]

- Tổng thời gian chờ dạy trong tuần: Tổng tối đa tất cả các số tiết  mà mỗi giáo viên trong nhóm đều có yêu cầu chờ dạy trong một tuần. Số này nằm trong khoảng [0® 18]

- Số ngày nghỉ trong tuần: Số ngày tối thiểu mỗi giáo viên trong nhóm được nghỉ trong tuần. Lưu ý: nếu yêu cầu mục này thì sẽ không được yêu cầu mục dưới (Số buổi nghỉ và chỉ dạy vào các ngày)

Buổi sáng:

Nhập ràng buộc theo tiết của nhóm giáo viên (trong buổi sáng): Bận, Họp, Nghỉ, Hạn chế.

Chú ý: Yêu cầu Họp là yêu cầu tuyệt đối, chắc chắn giáo viên trong nhóm sẽ không bị xếp thời khoá biểu vào tiết đã có yêu cầu họp. Đối với yêu cầu Bận, Nghỉ, Hạn chế giáo viên trong nhóm vẫn có thể phải xếp thời khoá biểu vào những tiết này.

- Dạy từ tiết ... tới ... : Yêu cầu hạn chế tiết dạy trong buổi sáng.

- Số buổi nghỉ....: Yêu cầu tối thiểu số buổi mỗi giáo viên trong nhóm đều được nghỉ buổi sáng trong tuần. Lưu ý mục này chỉ được chọn nếu bạn không yêu cầu Số ngày nghỉ lớn nhất trong ngày

- Chỉ dạy vào các ngày: Những ngày mà mọi giáo viên trong nhóm muốn được nghỉ trong buổi sáng. Lưu ý nhóm giáo viên chỉ được chọn mục này nếu không chọn mục Số ngày nghỉ trong tuần và mục Số buổi nghỉ

Buổi chiều: Tương tự như nhập thông tin buổi sáng

Sau khi đã chuẩn bị xong các mẫu dữ liệu cho Thời khóa biểu, cần tiến hành một số thao tác chuẩn bị dữ liệu cho phần mềm TKB.

1. Kiểm tra việc cài đặt phần mềm TKB và đăng ký bản quyền cho chương trình.

Chú ý: Sau khi phần mềm đã đăng ký bản quyền sử dụng, lệnh Đăng ký trong thực đơn Hệ thống sẽ mất hiệu lực và mờ đi. Nếu thấy lệnh này vẫn còn có hiệu lực chứng tỏ phần mềm chưa được đăng ký và cần đăng ký lại.

2. Khởi tạo dữ liệu mới cho Thời khóa biểu của Nhà trường. Chỉ cần khởi tạo một lần cho mỗi Thời khóa biểu của Nhà trường. Xem kỹ các thao tác khởi tạo dữ liệu cho nhà trường trong phần tiếp theo của tài liệu này.

3. Cài đặt thông số về Font tiếng Việt mặc định của hệ thống. Thực hiện lệnh Lệnh chính/Lựa chọn/ Hệ thống và kích nút chọn font tại vị trí Phông hiển thị để chọn Font tiếng Việt của hệ thống. Bộ font tiếng Việt này sẽ được dùng để gõ Tên Giáo viên và Tên Môn học  cho chương trình. Hiện nay, ở miền Bắc thường sử dụng bộ phông TCVN (ABC) để gõ tiếng Việt, còn tại miền Nam thường sử dụng bộ phông VNI để gõ tiếng Việt. Chú ý rằng các bộ Font tiếng Việt này cần được cài đặt sẵn trên máy tính của bạn và bộ gõ bàn phím tiếng Việt cũng cần phải cài sẵn. Phần mềm TKB không cung cấp các bộ phông và bộ gõ bàn phím này.

Về đầu trang | Bước 1 | Qui trình 6 bước